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【自治体に特化】全国の事例からファイル共有システムを比較！

記事更新日： 2025-02-05

👤 この記事を書いた人

リコメンドSaaS編集部

「リコメンドSaaS」は官公庁・自治体向けの、導入事例に基づいたSaaS比較サービスです。

💡【1分サマリ】ファイル共有システムの基本情報

官公庁や自治体におけるファイル共有システムの導入は、業務の効率化とセキュリティの向上に欠かせません。この記事では、それぞれの組織に特化したファイル共有システムを比較し、最適な選択をサポートします。

ファイル共有システムとは

ファイル共有システムは、デジタルデータを複数のユーザー間で安全かつ効率的にやり取りするための仕組みです。特に官公庁や自治体では、以下のような特徴が求められます。

セキュリティの確保：機密性の高い情報を扱うため、強固なセキュリティ対策が必要
操作の簡便性：多様な職員が利用するため、直感的な操作が可能であること
コスト効率：限られた予算内での導入が求められる

ファイル共有システムの選び方

私たちは、以下2つポイントに注目し、ファイル共有システムを選ぶことをおすすめします。

定量的な導入事例数：多くの導入実績がある製品は、信頼性や安定性が期待できる
定性的な導入内容：他の自治体でどのような課題を解決したかを具体的に確認できる

本記事では、この2つのポイントを基に官公庁・自治体で導入実績があるファイル共有システムのみをピックアップし比較しました。ぜひ最後までご覧いただき、最適な製品選びの参考にしてください。

👀 比較サービスの基本情報

こちらでは、サービスの基本情報を確認することができます。
選定する際には、国内サービスなのか海外サービスなのかは要チェックです！

サービス名	運営企業名	国内 or 海外	創業年	従業員規模
Nextcloud	株式会社スタイルズ	国内	2003年	112名
Google ドライブ	グーグル合同会社	海外	1998年	2000名
Everidays	株式会社 yett	国内	2018年	-
GigaCC ASP	日本ワムネット株式会社	国内	1999年	-
セキュアSAMBA	株式会社kubellストレージ	国内	2021年	-
DirectCloud	株式会社ダイレクトクラウド	国内	2004年	63人
Dropbox	Dropbox Japan株式会社	海外	2014年	-
HENNGE One	HENNGE株式会社	国内	1996年	311名
HiQZenサービス	株式会社ソリトンシステムズ	国内	1979年	659人
FileZen S	株式会社ソリトンシステムズ	国内	1979年	659人
SmartOn ID	株式会社ソリトンシステムズ	国内	1979年	659人
IPKNOWLEDGE 文書管理システム	富士通株式会社	国内	1935年	123,527(2024年)

💪 比較サマリ

リコメンドSaaSが調査したサマリー情報を紹介します。
全国の官公庁や自治体での導入実績数が豊富なサービスほど、導入に成功しやすいためおすすめです。
※詳細情報は以降セクションで確認できます。

サービス名	公共への導入実績	LGWAN対応	セキュリティ
Nextcloud	2件	-	-
Google ドライブ	3件	◯	◯
Everidays	2件	-	◯
GigaCC ASP	1件	-	◯
セキュアSAMBA	1件	-	◯
DirectCloud	2件	◯	◯
Dropbox	2件	-	◯
HENNGE One	2件	◯	◯
HiQZenサービス	1件	◯	◯
FileZen S	5件	◯	-
SmartOn ID	1件	◯	-
IPKNOWLEDGE 文書管理システム	1件	-	-

💻 画面イメージ

こちらでは各サービスのデモ動画を確認することができます。
実際の活用イメージを膨らませることができるため、是非ご活用ください。

Nextcloud

Google ドライブ

Everidays

GigaCC ASP

セキュアSAMBA

DirectCloud

Dropbox

HENNGE One

HiQZenサービス

該当動画なし

FileZen S

SmartOn ID

該当動画なし

IPKNOWLEDGE 文書管理システム

✅ 導入事例-サマリー

こちらでは、どこの官公庁・自治体で導入されているのかを一目で確認することができます。
近隣や利用規模が近い公共機関で利用されているかは要チェックです！

地方名	Nextcloud	Google ドライブ	Everidays	GigaCC ASP	セキュアSAMBA	DirectCloud	Dropbox	HENNGE One	HiQZenサービス	FileZen S	SmartOn ID	IPKNOWLEDGE 文書管理システム
北海道地方										・北海道室蘭市・北海道室蘭市		・北海道札幌市
東北地方
関東地方		・栃木県足利市		・千葉県教育機関		・茨城県ひたちなか市役所・千葉県柏市役所		・東京都渋谷区・東京都町田市教育委員会
中部地方			・福井県福井県内５市
近畿地方					・大阪府大阪府府民文化部私学・大学課				・奈良県奈良市	・奈良県平群町役場・奈良県平群町	・滋賀県国立大学法人滋賀大学
中国地方										・岡山県備前市教育委員会
四国地方
九州・沖縄地方		・鹿児島県肝付町・宮崎県宮崎市	・大分県大分県立病院				・熊本県熊本県
省庁
教育機関	・京都府京都大学・東京都明治大学						・宮崎県宮崎大学

✅ 導入事例-詳細

こちらでは、導入事例の背景や効果をわかりやすく要約された情報を確認できます。
今回導入する目的や狙っている効果に近い事例がないか探し、参考にしましょう。

system_type	官公庁 or 地方自治体名	都道府県名	地方名	導入サービス名	導入日	課題や背景	サービスを採用した理由	導入効果
ファイル共有システム	京都府京都大学	京都府	教育機関	Nextcloud		・BYOD化に向けたコスト削減とベンダーロックインによる不安解消・異なる端末からの利用でも均質な授業環境の提供・オンラインストレージの利便性向上と学生の自学自習支援	・💻 OSSオンラインストレージを採用・🏢 オンプレミス運用による均質な環境提供・🔒 容易なアクセスとファイル共有の実現・🤝 Nextcloud公式パートナーのサポートによる開発期間短縮とコスト圧縮	オンラインストレージの利便性が格段に向上し、学生の自学自習を強力に支援することができました。また、OSSの採用とパートナーのサポートにより、開発期間の短縮とコスト圧縮を両立しました。
ファイル共有システム	東京都明治大学	東京都	教育機関	Nextcloud		・Webブラウザやスマートフォンアプリでのストレージ基盤へのアクセス実現・ドメインユーザー以外のユーザーとのファイル共有を安全かつ容易に実施・BYODなどアクセス手段の多様化への対応・運用コストの抑制	・🌐 Webブラウザやスマートフォンアプリでのアクセス実現・🔒 安全かつ容易なファイル共有・📱 BYODなどの多様なアクセス手段に対応・💰 オープンソースによる運用コスト抑制
ファイル共有システム	栃木県足利市	栃木県	関東地方	Google ドライブ	2024年3月	・災害や震災時にシステムが停止するリスク・オンプレミスシステムの維持管理コストの増大・在宅勤務やテレワーク、ウェブ会議の実現が困難	・💻 シンプルで分かりやすい操作性・💰 ビジネスアプリとコミュニケーションツールが一体化によるコスト削減・🔒 ISMAP登録とゼロトラストによる高いセキュリティ・📱 将来的なBYOD導入の可能性	各部署でのデータのやり取り、集計、マージ作業が大幅に省力化された。また、BYODでGoogle カレンダーやGoogle Chat、Google Meetなどを利用できるようになり、業務の効率化が実現した。
ファイル共有システム	鹿児島県肝付町	鹿児島県	九州・沖縄地方	Google ドライブ	2021年	・人口減少と少子高齢化による地域課題・行政サービスを町の隅々まで届ける必要性・職員の働く場所が端末のある場所に縛られていた・高齢者への対応が難しかった・人手不足と情報量の増加による IT インフラの刷新の必要性	・🌐 フルクラウド化による積極的な地域への出張サービスの実現・💼 職員がより働きやすい環境の構築・👥 職員の利用のしやすさと親しみやすい UI ・📱 コラボレーションツールの活用によるスピーディな業務遂行	議会での資料準備が4-5人から2人程度に削減され、ペーパーレス化も実現。Google Meet を活用した遠隔での家族会議の実施など、新しいサービス提供方法が可能になった。また、共同編集機能により業務のスピード感が向上した。
ファイル共有システム	宮崎県宮崎市	宮崎県	九州・沖縄地方	Google ドライブ	2022年09月	・紙の文書中心の業務を行っていた・システムへのアクセスや働く場所が限定されていた・デジタル人材が不足していた・自然災害時でも業務遂行できる環境が必要だった	・🌐 完全ウェブベースで使い勝手が良い・📦 必要な機能がすべてパッケージされている・🔄 新しい課題への適応性が高い・🛠️ 管理や運用が容易	Chromebookの採用によりキッティングの作業時間を約8割削減できました。また、バックアップやプロダクトのバージョンアップが不要になり、運用管理の作業負荷が大幅に軽減されました。
ファイル共有システム	大分県大分県立病院	大分県	九州・沖縄地方	Everidays		・ファイルをメール添付、無料サービスを使用して送ることに不安・50社を超える企業との定期的なデータのやり取り・大容量データの共有と個人情報を含むデータの安全な転送が必要	・💰 ユーザー数無制限の価格設定・🖥️ 管理者とユーザー双方に使いやすいインターフェース・📋 CSVでの一括ユーザー登録が可能・🆔 メールアドレス以外の任意IDでアカウント作成可能・👥 1つのアカウントを複数名で共有可能	組織としてのガバナンスが取れるようになり、無料サービスの使用を抑制。メール添付が不要になり、データのやり取りがスムーズになった。また、院内外の関係者とセキュアに簡単にファイル共有ができるようになった。
ファイル共有システム	福井県福井県内５市	福井県	中部地方	Everidays		・外部向けにファイルを安全に受け渡す必要性・誤送信のリスク低減・セキュリティの向上	・🔒 Everidaysの安全性が評価された・💰 共同利用による調達コストの削減
ファイル共有システム	千葉県教育機関	千葉県	関東地方	GigaCC ASP	2011年4月	・機密性の高い資料を安全に保管・共有したい・キャンパス間でセキュアにドキュメントにアクセスできる環境が必要・アクセスコントロールが容易で、運用が複雑化しない方法を探していた	・🔒 セキュリティがしっかりしている・👥 利用者にとって使いやすい・⚙️ 管理者にとって運用負荷がかからない・💰 コスト負担が低い・🌐 商用のクラウド型ストレージサービスとして機能が充実・🚀 迅速に導入可能・💻 デバイスや場所を問わずに利用可能・📊 アカウント情報の一括登録・管理が可能・🔑 管理者側で一元的にシステムをコントロール可能	約39万枚の紙媒体が削減され、省資源、省コスト、高セキュリティへの取り組みが評価された。ペーパーレス化により、資料の取り扱いによる情報漏えいや紛失のリスクが低減。外部からのファイル受け取りの管理・取り扱いに関する負荷が軽減され、関係者間で簡単かつ安全に共有できるようになった。
ファイル共有システム	大阪府大阪府府民文化部私学・大学課	大阪府	近畿地方	セキュアSAMBA		・大容量データの共有が困難・郵送や直接受け渡しによる手間・データの往復が多く、学校側と当課の双方に負担・即時性と省力化が必要	・💻 ホームページの情報が要望に合致・💰 比較的安価な料金設定・🔢 アカウント無制限の機能・🚀 導入前の相談に細かく対応	約150校との情報共有に利用しており、今後運用状況を見ながら実施範囲の拡大を検討しています。
ファイル共有システム	茨城県ひたちなか市役所	茨城県	関東地方	DirectCloud	2019年	・外部とのやり取りするファイルの容量が大きく、分割して送付する手間が発生・職員が無料のファイル共有サービスを使用し、内部統制が効かない・1,000名を超える職員を抱えているため、アカウント課金制のサービスは避ける必要がある	・💰 ユーザー数無制限の定額制で、コストを最小限に抑えられる・🔒 セキュリティ面において十分な対応がとられている・✅ ICT分野における先進自治体の導入事例がある・🔗 リンク生成によるPPAP対策が可能	ファイルの容量を気にすることなくストレスフリーにファイル授受が可能になり、分割送付の手間がなくなった。無料のファイル共有サービスの使用が不要になり、シャドーITの抑制に繋がった。また、テレワーク中の職員も場所を問わずスムーズにファイル授受ができるようになった。
ファイル共有システム	千葉県柏市役所	千葉県	関東地方	DirectCloud	2023年9月	・大容量ファイルの送受信が困難・USBメモリなどの外部記録媒体使用による紛失リスク・PPAP対策の必要性	・💰 ユーザー数無制限のコストパフォーマンス・🖥️ エンドユーザーから見てわかりやすいUI ・🔒 豊富なセキュリティ機能	USBメモリの紛失リスクが軽減され、業務効率が向上しました。大容量ファイルの送受信がネットワーク回線に大きな負荷をかけることなく可能になりました。3ヶ月間で411件の大容量ファイル（最大98MB）の送信と588件のファイル受信を実現しました。
ファイル共有システム	宮崎県宮崎大学	宮崎県	教育機関	Dropbox		・メールでのファイル共有では運用負担が大きすぎる・受信メールがメールボックスを圧迫・ファイルのバージョン管理が必要・繁雑な作業が増え、本来の業務遂行に影響が出ていた	・💻 マルチOS・マルチデバイスに対応・🔒 セキュリティリスクに配慮・👥 多くのユーザーを抱える・🔄 ファイルの即時同期が可能・💾 大容量ファイルの共有が可能・🔐 2要素認証に対応	メールでのファイル送受信が不要になり、バージョン管理や各所から届くファイルを統合する手間が省けました。実験データがストレスなくやりとりできるようになり、生産性が大幅に向上しました。また、Dropbox Paperを使ってタスクや議事録などのドキュメント管理が簡単にできるようになりました。
ファイル共有システム	熊本県熊本県	熊本県	九州・沖縄地方	Dropbox	2020年06月	・新型コロナウイルスの影響による「新しい働き方」への対応・企業誘致活動の新たな取り組みの必要性・業務効率化やイノベーションの推進・クラウド技術を含むICTを活用した地域社会の発展・課題解決	・💼 企業立地課の業務効率化・🤝 東京・大阪事務所との連携強化・💡 「スマートワークスペース」を活用したイノベーション推進・🌐 県内IT関連企業やコワーキングスペースとのネットワーク構築
ファイル共有システム	東京都渋谷区	東京都	関東地方	HENNGE One	2021年10月	・脱PPAPの実現・メールセキュリティ強化・業務の効率化	・👥 職員の利便性を低下させない使い心地・☁️ クラウドサービス型で誤送信対策や添付ファイル参照制限機能が充実・🔗 Microsoft 365との高い親和性・🔑 アカウントの二重管理が不要	約2,800人のユーザーが問題なく利用できており、職員の不満や問い合わせ対応の業務負荷増加もなく、スムーズに導入されました。場所や端末を問わず、セキュアにメールで添付ファイルを送れるようになり、業務効率が向上しました。
ファイル共有システム	東京都町田市教育委員会	東京都	関東地方	HENNGE One	2019年12月	・既存の端末やネットワーク機器の老朽化・ICT機器の管理負担の増加・文部科学省指針に沿った情報セキュリティへの対応	・💻 Chromebookの導入・維持コストの削減・☁️ Google Workspace for Educationの無償・無制限利用・🔒 セキュアなアクセス環境の実現・📱 LTE環境での利用による初期投資の軽減	教職員は「いつでもどこでもセキュア」に教務環境を利用できるようになりました。テレワークによる働き方改革も実現し、学校に遅くまで残る教師が減少しました。
ファイル共有システム	奈良県奈良市	奈良県	近畿地方	HiQZenサービス	2018年1月	・メールシステムの容量制限で大容量ファイルを送信できない・CD-ROMなどの記録メディアを作成して郵送する必要があり、手間とコストがかかっていた・外部記録媒体の使用禁止の動きが強まっている・PPAPの見直しが必要	・🖥️ 要件をすべてクリア・👥 直感的な操作性で誰にでも使いやすい・📊 管理業務をCSVファイルで実施可能・🔒 品質面で安心できる	使い方に関する問い合わせがほとんどなく、職員が簡単に利用できている。ファイル送信時の自動ウイルスチェックやログの記録、一定期間後の自動削除機能により、管理の手間が削減された。全職員のアカウント発行が不要なため、コスト削減につながった。
ファイル共有システム	北海道室蘭市	北海道	北海道地方	FileZen S	2021年10月	・自治体情報セキュリティ強化（3層分離）に伴う、LGWAN接続系とインターネット接続系間での安全なファイル受け渡しの必要性・ハードウェアの更改時期を迎え、システムの入れ替えが必要・ファイル無害化（サニタイズ処理）への対応	・🖥️ 操作性の向上と直感的なシンプルな使い心地・🔐 統合Windows認証による利便性向上・👥 AD（Active Directory）との連携によるユーザー管理の簡素化・🛡️ ファイル無害化とマルチスキャン機能による安全性向上	ファイルのアップロード・ダウンロードが一画面で可能になり、業務効率が向上しました。統合Windows認証により認証の不便さが解消され、セキュリティも強化されました。また、ファイル無害化とマルチスキャン機能により、安全な業務遂行が可能になりました。
ファイル共有システム	奈良県平群町役場	奈良県	近畿地方	FileZen S	2021年7月	・コロナ禍でインターネット系とLGWAN系間での受け渡しの業務負荷が高まる・人手を介さず安全・確実なサニタイズ(無害化)の仕組みが必要・ファイルの受け渡しに時間がかかる	・🏢 公共機関、自治体での導入事例が多い・🔒 サニタイズ(無害化)の稼働に安心感がある・🤝 Votiro Disarmerと連携可能・💰 自治体向け特別価格が提供される	職員自身がファイルを安全に、即時受け渡し可能になり、業務効率と安全性が格段に向上しました。情報政策係員の属人的なチェックに依存しないため、夜間や休日などの緊急対応時も安心になりました。
ファイル共有システム	岡山県備前市教育委員会	岡山県	中国地方	FileZen S	2019年9月	・教育現場におけるICT利活用の推進・文部科学省のセキュリティガイドラインへの準拠・校務系と学習系システムの分離・利便性を損なわずにセキュリティ要件を満たす必要性	・📊 教育市場での豊富な導入実績・💰 限られた予算内での高い費用対効果・🔐 操作が直感的で分かりやすいセキュリティソリューション・👥 教職員との協創を重視した導入プロセス
ファイル共有システム	北海道室蘭市	北海道	北海道地方	FileZen S		・ファイル受け渡しの効率化・業務効率の向上・DX推進	・🖥️ 操作性、認証面での従来課題が解消・🛡️ 多くのファイル形式に対応する無害化と複数のマルウェア対策エンジンによる安全性強化・🔄 ADとの連携によるアカウントの自動管理	職員の業務効率が大きく向上し、日常業務が効率化された。
ファイル共有システム	滋賀県国立大学法人滋賀大学	滋賀県	近畿地方	SmartOn ID		・デジタルキャンパス構想のさらなる進化を実現・学内サービスの充実	・🔑 マイナンバーカードを活用した学内サービスの利便性向上・🔗 SmartOn IDを活用し、既存システムとの安定した連携を実現・💼 教職員のテレワークや学生のハイブリッド授業への適用拡大を検討	学内のほぼすべてのカード認証サービスがマイナンバーカードでも利用可能になり、利便性が向上しました。
ファイル共有システム	奈良県平群町	奈良県	近畿地方	FileZen S	2022年4月	・セキュリティリスクの高い紙文書の管理・文書管理の効率化・情報共有の円滑化・ペーパーレス化の推進	・🔒 セキュリティ対策の強化・📱 モバイルワークの実現・💼 業務効率化・💰 コスト削減・🌿 環境負荷の低減	文書管理の効率化、情報共有の円滑化、ペーパーレス化の推進が実現。具体的な数値は記載されていないが、業務効率の向上とコスト削減が達成されたと推測される。
ファイル共有システム	北海道札幌市	北海道	北海道地方	IPKNOWLEDGE 文書管理システム	2021年7月	・旧システムの利用率が低く、電子決裁率が推定10％程度だった・多様な働き方の確保や業務の効率化が求められていた・将来的な文書の保存場所不足が懸念されていた	・🖥️ パッケージシステムの使いやすさを追求した機能・📊 電子決裁加速化アドバイスの提案・👥 全庁で活用できるシステムの実現	電子決裁率が90％以上に向上し、紙の削減枚数は推計で270万枚となった。起案1件あたり業務時間を4分削減でき、1万時間の削減、人件費換算で3800万円の削減効果があると試算されている。

🌎 対応環境

こちらでは、各サービスが対応している環境について確認することができます。
今回活用する環境で利用できるかは要チェックです！

大カテゴリ	カテゴリ	Nextcloud	Google ドライブ	Everidays	GigaCC ASP	セキュアSAMBA	DirectCloud	Dropbox	HENNGE One	HiQZenサービス	FileZen S	SmartOn ID	IPKNOWLEDGE 文書管理システム
特殊対応	LGWAN対応	-	◯	-	-	-	◯	-	◯	◯	◯	◯	-
導入方法	オンプレミス	◯	-	-	-	-	-	◯	-	-	-	◯	◯
導入方法	クラウド	-	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-	◯	◯
対応ブラウザ	Google Chrome	-	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-	-	-
対応ブラウザ	Firefox	-	-	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-	-	-
対応ブラウザ	Internet Explorer	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-	-
対応ブラウザ	Microsoft Edge	-	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-	-	-
対応PCOS	windows	-	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-	-	-
対応PCOS	macOS	-	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-	-	-
対応スマホOS	Android	-	◯	◯	◯	-	◯	◯	◯	◯	-	-	-
対応スマホOS	iOS	-	◯	◯	◯	-	◯	◯	◯	◯	-	-	-
対応言語	日本語	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯
対応言語	英語	◯	◯	◯	◯	-	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-
対応言語	その他言語	-	◯	-	◯	-	◯	◯	◯	◯	-	-	-

🔐 セキュリティ

こちらでは、重要なセキュリティの対応状況について確認することができます。
特にISMAPに登録されているかは公共機関において大きなポイントになります。

項目	Nextcloud	Google ドライブ	Everidays	GigaCC ASP	セキュアSAMBA	DirectCloud	Dropbox	HENNGE One	HiQZenサービス	FileZen S	SmartOn ID	IPKNOWLEDGE 文書管理システム
暗号化対応	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-
GDPR	-	◯	-	-	-	-	◯	-	◯	◯	◯	-
SOC2	-	◯	-	-	-	-	◯	-	-	-	-	-
ISO 27001認証	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-
管理画面へのIP制限	-	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-	-	-
多要素認証	-	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	◯	-	-	-
ISMAP	-	◯	-	-	-	-	◯	-	-	-	-	◯

オススメ機能

目次

💡【1分サマリ】ファイル共有システムの基本情報

ファイル共有システムとは

ファイル共有システムの選び方

👀 比較サービスの基本情報

💪 比較サマリ

💻 画面イメージ

✅ 導入事例-サマリー

✅ 導入事例-詳細

🌎 対応環境

🔐 セキュリティ

🔎気になる地域のSaaS・DXツールの

導入事例を確認！

【自治体に特化】全国の事例からファイル共有システムを比較！

目次

💡【1分サマリ】 ファイル共有システムの基本情報

ファイル共有システムとは

ファイル共有システムの選び方

👀 比較サービスの基本情報

💪 比較サマリ

💻 画面イメージ

✅ 導入事例-サマリー​

✅ 導入事例-詳細​

🌎 対応環境​

🔐 セキュリティ

🔎気になる地域のSaaS・DXツールの

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💡【1分サマリ】ファイル共有システムの基本情報

✅ 導入事例-サマリー

✅ 導入事例-詳細

🌎 対応環境